Förändringsledning: Att genomföra nedskärningar och uppsägningar

Detta är en examinationsuppgift i kursen "Avancerade forskningsmetoder i ledarskap, magister" (AFL610) vid Högskolan Väst. HT 2024.

Förändringsledning: Att genomföra nedskärningar och uppsägningar

Finns det samsyn mellan arbetsgivare, arbetstagarorganisationer och arbetstagare avseende hur arbetsgivaren arbetat med utföra nedskärningar och uppsägningar?

Inledning

Bakgrund

Bakgrunden till intresset för frågan

I en tidigare uppgift valde jag att fördjupa mig i frågan om vilka faktorer som företagsledningen behöver beakta vid nedskärningar och uppsägningar (personalminskning). Denna artikel är en fortsättning på denna frågeställning som avser att pröva hur arbetsgivare beaktar dessa faktorer och om berörda parter såsom anställda och arbetstagarorganisationer uppfattar att arbetsgivaren beaktat dessa faktorer.

Mitt intresse för denna fråga väcktes av att det just nu pågår nedskärningar hos arbetsgivaren Västerås stad. Processen har pågått sedan maj 2024 då man annonserade att cirka tio heltidstjänster skulle beröras.

I september 2024 hade arbetsgivaren kommit fram till att sex heltidstjänster berörs och en process för att genomföra dessa uppsägningar pågår. Under september och oktober 2024 har en omplaceringsutredning pågått för ett antal anställda.

På arbetsplatsen diskuteras flitigt frågor om transparensen i processen, lämpligheten i den tidplan som sattes upp i tidigt skede, lämpligheten att varsla precis innan sommarsemestern, tydligheten i underlaget som ligger till grund för uppsägningar, korrektheten i de antagandena som ligger till grund för att uppsägningar är det enda alternativet, den långsiktiga hållbarhet i den budget som förvaltningsledningen tagit fram, framtiden för dem som inte berörs av uppsägning, rättvisan i de omplaceringsutredningar som utförs, HR-avdelningens och företagsledningens juridiska kompetens i processerna, de fackliga organisationernas engagemang i frågorna, de fackliga organisationernas lokala kompetens att hantera frågorna och  de fackliga organisationernas regional kompetens att hantera frågorna med mera.

Det florerar med andra ord flera olika perspektiv om huruvida arbetsgivaren gjort och gör rätt, och perspektiven tycks variera mellan arbetsgivare, fackliga organisationer och hos personalen. Samtidigt hävdar arbetsgivaren bestämt att de gör allt för att processen ska korrekt till och att man gör sitt yttersta för att slippa säga upp personal – arbetsgivaren representerar en bild av processen där man anser att man arbetar efter konstens alla regler för att processen ska bli så bra som möjligt för alla inblandade. Likaså säger de lokala fackliga företrädarna att de har gjort vad de kan och godkänt delar av den process som arbetsgivaren presenterat. Inom personalen tycks uppfattningen vara mer mångfacetterad.

Detta myller av olika uppfattningar leder fram till min frågeställning om det finns en diskrepans mellan hur de olika parterna uppfattar processen, och främst hur stor denna diskrepans är.

Framför allt väcker det en nyfikenhet kring eventuell diskrepans mellan personalen och de fackliga organisationerna, då de fackliga organisationerna rent juridiskt fått en särställning och stort mandat att representera arbetstagarna (personalen) när det gäller processer kopplade till Lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS).

Bakgrund: Tidigare forskning

I de rapporter jag studerat, och som presenteras nedan i avsnittet ”Viktiga faktorer”, framkom att flera faktorer är viktiga när en arbetsgivare genomför nedskärningar och uppsägningar (Cameron, 1994; De Meuse et al, 1997; Devine et al, 2003; Gandolfi, 2008; Holten et al, 2020; Miller et al, 2020; Mishra et al, 1994; Mishra et al, 1998; Petzall, et al, 2000 och Van Dierendonck et al, 2012 och Schmitt et al, 2023).

Tidigare (Cameron, 1994; De Meuse et al, 1997; Devine et al, 2003; Gandolfi, 2008; Holten et al, 2020; Miller et al, 2020; Mishra et al, 1994; Mishra et al, 1998; Petzall, et al, 2000 och Van Dierendonck et al, 2012 och Schmitt et al, 2023) har visat på olika problem som kan uppstå, både för dem som blir uppsagda och dem som klarar sig undan en uppsägning, när man utför en verksamhetsförändring som innebär personalminskningar.

Forskningen har också gett förslag på olika faktorer som arbetsgivaren bör tänka på för att genomföra en lyckad nedskärning och eventuell uppsägning av personal.

Artiklarna (Cameron, 1994; De Meuse et al, 1997; Devine et al, 2003; Gandolfi, 2008; Holten et al, 2020; Miller et al, 2020; Mishra et al, 1994; Mishra et al, 1998; Petzall, et al, 2000 och Van Dierendonck et al, 2012 och Schmitt et al, 2023) ger förslag på hur arbetsgivaren bör agera för att genomföra nedskärningar på ett så gynnsamt sätt. ”Gynnsamt” ur detta perspektiv definierar jag som en verksamhetsförändring som minimera långsiktigt negativa konsekvenser för arbetsgivaren kopplat till lojalitet och förtroende från anställda och upprätthålla en fortsatt god produktion och leder till att man uppnår det tänkta målet med nedskärningarna.

Viktiga faktorer

Följande viktiga faktorer behöver beaktas:

• HR-avdelningen spelar en viktig roll för en gynnsam process (Cameron, 1994) men det är också viktigt att HR är förberedda och har rätt kunskap avseende processen kring personalminskningar (Gandolfi, 2008).
• Även den personal som kommer att klara sig undan uppsägningar behöver ett fokus under processen (De Meuse et al, 1997; Gandolfi, 2008; Miller et al, 2020) då de utsätt för stress både under och efter en organisatorisk nedskärning och personalminskning (Devine et al, 2003).
• För att minimera att nedskärningarna uppfattas som ett långsiktigt hot mot att kunna utvecklas på arbetsplatsen, och fortsätta h en god relation under och efter processen, behöver företagsledningen vara förtroendeingivande (Mishra et al, 1994 och Mishra et al, 1998)
• Upplevelsen av att processen varit rättvis måste vara hög (Mishra et al, 1998, Petzall, et al, 2000 och Van Dierendonck et al, 2012) för att inte leda till långsiktiga negativa konskenvenser avseende förtroende för arbetsgivaren och produktionen.
• Kommunikation är viktigt. Det krävs en transparent och tydlig process där medarbetare kan ha en öppen dialog om processen med arbetsgivaren (Holten et al, 2020; Petzall et al, 2000).
• Att bemöta rykten om processen är viktigt att bemöta både under och efter processen (Schmitt et al, 2023)
• Direkta och indirekta kostnader förbises ofta vid personalminskning (Gandolfi, 2008)

Problemdiskussion

Studierna som tidigare presenterats i avsnittet ”Viktiga faktorer” har tillsammans ett internationellt perspektiv och min bedömning är att att det finns ett behov av att studera svenska förhållanden avseende nedskärningar och uppsägningar närmare. Perspektiv från andra länder saknar till exempel ett svenskt lagstiftningsperspektiv kring krav på processerna innan man når fram till att personal blir uppsagd. I Sverige talar vi ofta om ”den svenska modellen” där mycket styrs av Lag (1982:80) om anställningsskydd (LAS) och där överenskommelser kring delar av processerna sker mellan arbetsgivare och fackförbund och regleras genom kollektivavtal och samverkansavtal som gäller för alla anställda oavsett om man är ansluten till ett fackförbund eller ej – till skillnad fri avtalsrätt där varje avtal mellan arbetsgivare och anställd avtalas på enskild nivå (tillskillnad från kollektiv nivå).

Datta, D. K. et al (2010) påpekar att en brist inom studieområdet avseende nedskärningar är att det saknas tydliga teoretiska modeller för hur man ska analysera konsekvenserna av nedskärningar.  Denna studie kommer att göra en ansats att ska en modell för att studera organisationer utifrån en svensk modell som består de tre aktörer arbetsgivare, fackförbund och arbetstagare.

Min frågeställning tar vid där en arbetsgivare påbörjar ett förändringsarbete som kan komma att innebära uppsägningar av personal (personalminskning). Några frågor jag ställer mig är:

• Uppfattar arbetsgivare, personalen och fackliga organisationer processen på ett likvärdigt sätt?
• Finns det en samsyn hos de tre grupperna kring hur processen fortlöpt avseende kvalitéer och brister i processen?

Min hypotes är att många arbetsgivare är övertygade om att de, vid nedskärningar, gör sitt yttersta för lösa en situation utan att behöva säga upp personal.

I Sverige har vi även en lagstiftning som reglerar delar av denna typ av process, samt sker många gånger en samverkan mellan arbetsgivare och fackliga organisationer, där de fackliga organisationerna förväntas övervaka processen å sina medlemmars vägnar.

Till min hypotes tillhör även uppfattningen att personalen inte alltid anser att vare sig arbetsgivare eller fackliga organisationer gjort sitt yttersta för att lösa en situation där personal riskerar att sägas upp.

I denna modell som jag presenterar har vi alltså minst tre parter (om vi slår ihop samtliga fackliga organisationer till en part och ser personal som en part):

• Part 1: Arbetsgivaren
• Part 2: Arbetstagarorganisationer (Fackliga organisationer)
• Part 3: Arbetstagaren/ Personalen

Givetvis kan en sådan modell bestå av flera fragment och olika arbetstagarorganisationer kan ha olika perspektiv. Modellen ovan får i detta skede betraktas som en idealtyp som kan användas för att börja utforska området.

Utifrån denna problemdiskussion kan det antas att det skulle kunna finnas en diskrepans mellan å ena sida

A) arbetsgivarens syn om nedskärningar utförts på ett korrekt och lämpligt sätt, andra sidan

B) personalens/arbetstagarens syn på om nedskärningar utförts på ett korrekt och lämpligt sätt, och å tredje sidan

C) de fackliga organisationernas syn på om nedskärningar utförts på ett korrekt och lämpligt sätt.

Syfte

Syftet med denna undersökning är att närmare studera om det finns en diskrepans mellan de olika parternas (personal, fackliga organisationer och arbetsgivare) uppfattning av huruvida en organisatorisk nedskärning utförts på ett lämpligt sätt, utifrån de kriterier som tidigare presenterats, eller ej. Samt studera hur stor denna eventuella diskrepans är.

Ett svar på frågan skulle kunna leda fram till en ökad förståelse för hur man ska hantera verksamhetsförändringar som kan komma att medföra nedskärningar och uppsägningar av personal, samt ge en förståelse för om det finns en ”naturlig” storlek av denna diskrepans.

Denna artikel breddar tidigare forskning genom att:

1.  Studera tre berörda parter (personal, fackförbund och arbetsgivare). Detta för att bredda perspektiv utifrån den ”svenska modellen”. Tidigare studier studerar antingen personalens upplevelse av en verksamhetsförändring eller arbetsgivarens upplevelse av verksamhetsförändring.

2.   Studera flera organisationer med hjälp av samma analysmodell (enkätstudie). Till skillnad från tidigare studier som ofta haft fokus på en organisation och genomförts med hjälp av intervjuer (se Hansson, et al, 2002; Böhm, 2009).

Forskningsfråga

• Har personalen/arbetstagarna, de fackliga organisationerna och arbetsgivaren en samsyn av hur olika faktorer i en process beaktats och hanterats vid nedskärningar och uppsägningar?

Metod

Vetenskapligt synsätt och forskningsansats

Min avsikt är att använda mig av kvantitativ forskningsansats för att mäta och pröva hypoteser mot varandra. Detta kommer att göras genom datainsamling med frågor på övergripande nivå såsom ” Gjorde arbetsgivaren sitt yttersta för att undvika att säga upp personal?” men även genom frågor som är kopplade till de olika viktiga faktorer som lyft fram i tidigare forskning avseende hur man genomför en gynnsam process för personalminskning (se bilaga 1 för ett utkast på olika typer av frågor som är avsedda att fånga in olika faktorer).

För att undersöka frågan använder jag mig av en deduktiv ansats där jag samlar in data från respondenter som varit involverade i en verksamhetsförändring som omfattat en process kopplad till personalminskning.

Hypotesprövning

För att pröva frågan kommer jag att ställa följande hypoteser mot varande:

Den första hypotesen (nollhypotes) formuleras enligt följande:

·         H₀: Arbetsgivaren gjort sitt yttersta för att undvika att säga upp personal.

Alternativhypotesen formulerad enligt följande:

·         H₁: Arbetsgivaren har inte gjort sitt yttersta för att undvika att säga upp personal.

Datainsamling

För att undersöka forskningsfrågan kommer jag att använda mig av en enkät (kvantitativ metod) som skickas ut till organisationer som utfört en verksamhetsförändring de senaste tolv månaderna. Planen är att en enkät skickas ut till de organisationer som genomgått en verksamhetsförändring där en personalminskning genomförts, samt till berörd personal/tidigare personal och arbetstagarorganisationer.

Tidigare studier (Hansson, 2002; Böhm 2009) har använt sig av kvalitativa metoder och semistrukturerade intervjuer, och fokuserat på några enstaka organisationer.

Enkätstudie

Som främsta datainsamlingsmetod planerar jag att skicka ut en enkät med frågor kopplat till de faktorer som i tidigare studier framgått som viktiga perspektiv. Ett utkast till frågorna återfinns i bilaga 1.

Enkäten kommer i första hand att skickas ut via e-post men kompletteras med brevutskick. Brevutskick kan vara ett viktigt alternativ för att nå de personer som blivit upplagda och därmed inte antagligen inte har en e-postadress hos den tidigare arbetsgivaren. 

Respondenter

Enkäten kommer att skickas dels till arbetsgivaren, dels till de fackliga organisationerna dels till personalen som fortfarande är anställs och till personer som blivit uppsagda.

Här är det viktigt att få med information om den svarande är arbetsgivare, facklig organisation eller personal, för att sedan kunna jämföra svaren med varandra. Likaså kommer de olika parterna i vissa fall få frågor som är formulerade på olika sätt för att återspegla den aktuella aktörens svar på en upplevelse.

För att få ett representativt urval kommer jag att utgå från att antalet arbetsgivare och lokala arbetstagarorganisationer är en viktig faktor. Utgångstanken är att om tillräckligt många arbetsgivare och lokala arbetstagarorganisationer kontaktas så ökar antalet även antalet personal som svara till en representativ nivå. Detta då det antagligen går fler arbetstagare per arbetsgivare. 

Förhoppningen är att få svar från minst 100 arbetsgivare. Antalet blir givetvis beroende av hur många företag som varslat om uppsägningar de senaste åren och genomfört en process avseende personalminskning. Att få så många svar som möjligt än dock önskvärt för att göra studien generaliserbar och spegla populationen.

Möjlig utökning till mixed method

Enkäten ser jag skulle kompletteras väl med djupintervjuer för att få en djupare förståelse för eventuell diskrepans mellan de olika parternas upplevelse av processen. En sådan studie skulle dock eventuellt göras efter att enkäten besvarats och analyserats, och kan eventuellt även vara aktuell för vidare studier.

Urval

Ett första urvalssteg kommer att vara att uppsöka verksamheter som nyligen genomfört en verksamhetsförändring som lett fram till nedskärningar och genomgått en process där personal varslats och riskerat att sägas upp. För den specifika frågeställningen bedömer jag inte att det krävs att personal i slutändan har sagt upp, då fokus för frågeställningen ligger processen från att arbetsgivaren meddelat man kommer att genomföra en verksamhetsförändring och sedan genomdrivit en process av varsel av personal på grund av arbetsbrist fram till att processen avslutats. Oavsett om arbetsgivaren i denna process behövt säga upp personal eller ej, så har såväl arbetsgivare, fackförbund och personal genomgått de steg i processen som är av intresse att studera. Dock bedöms studien kunna ge ett bredare perspektiv om även personer som sagts upp fångas upp i enkäten. Detta då de personer som sagts upp fått genomgå en process som innefattar omplaceringsutredning och sedermera en eventuell omplacering alternativt en uppsägning eller annan typ av överenskommelse (så som avgångsvederlag eller att bli utköpt)

Sammanfattat är siktet inställt på följande urval:

• I första hand: Verksamheter som nyligen genomfört en verksamhetsförändring som lett fram till nedskärningar och genomgått en process där personal varslats och sagts upp.
• I andra hand: Verksamheter som nyligen genomfört en verksamhetsförändring som lett fram till nedskärningar och genomgått en process där personal varslats och men där ingen har sagts upp.

Tillgång till relevanta organisationer

Tillgång till relevanta organisationer kan tänkas ske via kontakt med fackliga organisationer då de ofta har en övergripande bild kring vilka arbetsgivare som nyligen genomfört nedskärningar och genomgått uppsägningsprocesser. Även att utgå från mediebevakning inom området är av nytta, då denna typ av verksamhetsförändringar ofta rapporteras i media.

Inklusionskriterierna jag ställer är:

• Tidshorisont: Verksamheter som genomför verksamhetsförändring som lett fram till nedskärningar och genomgått en process där personal varslats och sagts upp de senaste två åren.
  
        Att jag väljer två år som en maxgräns beror på att jag önskar uppnå att minnet av förändringen är så god som möjligt hos respondenterna.
• Storlek på verksamhet: Verksamheten ska ha minst 50 anställda.
  
       Att jag väljer denna storlek på organisationer beror på att jag minimera risken för få respondenter deltar från de olika verksamheterna.
• Verksamheten ska ha kollektivavtal.
  
        Anledningen till att jag väljer att verksamheten ska omfattas av kollektivavtal är för att säkerställa att en arbetstagarorganisation haft möjlighet att delta i verksamhetsförändringen.

Datakvalitet

Datakvalitén kan påverkas av antalet respondenter. När det gäller personal finns det ofta ett större antal personer som är berörda, än det finns antal chefer och antal fackliga representanter. När det gäller arbetsgivare och fackförbund är det ofta en eller några enstaka representanter som står för svaren (till exempel en ansvarig chef eller en ansvarig HR-personal - detta då arbetsgivaren och dess representanter många gånger förväntas ge en gemensam ”arbetgivarbild” och enhetligt ställningstagande).

Validiteten avseende huruvida frågeställningarna i bilaga 1 mäter de faktorer som kan kopplas en ”gynnsam” process vid varsel och personalminskning, är viktig att säkerställa. För att uppnå en så hög validitet som möjligt kommer frågorna att utformas på ett sätt som så tydligs som möjligt efterfrågar svar avseende de faktorer som tidigare forskning framhävt som viktiga.

Avseende reliabilitet är ambitionen att utgå från tidigare forskning i kombination med att sätta en tydlig tidsram för hur långt bak i tiden en verksamhetsförändring har utförts. Detta då det kan antas att samtliga parter har en tydligare bild och minne av hur en verksamhetsförändring genomförts än om det förflutit längre tid. Då studien även mäter upplevelsen av förändringsprocessen kan det antas att eventuella negativa känslor kan avta ju längre tid som förflutit.

Analysmetod

Då avsikten med denna studie är att jämföra olika grupper kommer analysen främst presenteras på en deskriptiv nivå samt kommer hypoteserna att prövas.

Ambitionen är att anpassa frågorna i bilaga 1 så långt som möjligt till att formuleras på ett sätt där respondenten kan uppskatta sin upplevelse av förändringsprocessen på en skala (till exempel numeriska mått såsom 0–5 eller 0–10). Detta för att sedan kunna utföra en variansanalys (ANOVA) för att se om de finns några signifikanta skillnader mellan medelvärdena i de tre olika grupperna (arbetsgivare, arbetstagare och arbetstagarorganisation).

Variansanalysen kommer sedan att användas för att förkasta alternativt bekräfta hypoteserna H₀ och H₁.

Observera att frågorna i bilaga 1 ännu ej har utformats på ett sätt som möjliggör svar i numeriska mått.

Forskningsetiska överväganden

För att säkerställa att de svar som lämna inte medför skada för respondenterna kommer enkäten att konstrueras på följande sätt:

• Anonymiserade svar på personnivå.

Alla svar kommer att vara anonyma och ingen information som kan härledas till en viss person eller dator samlas in. Dock kommer information avseende om vilken grupp man representera (personal, arbetsgivare eller fackförbund) samlas in anonymiserat, samt kön och ålder. Det kommer dock att finnas möjlighet att inte svara på frågor som är kopplade till den personliga informationen såsom kön och ålder.

Bedömning är därmed att kritiska svar avseende till exempel arbetsgivaren inte går att härleda till en viss person.

För att respondenterna inte ska blir förledas avseende studiens syfte innefattar enkäten information om studiens syfte och vem som är avsändare:

• Tydligt syfte och avsändare.

Enkäten kommer även att innehålla information om studiens syfte och hur insamlad data kommer att användas och vem som får ta del av den.

Enkäten kommer även att innehålla en punkt där respondenten ger samtycke till att informationen de lämnas få användas till studiens syfte:

• Samla in samtycke.

Den som svarar kommer att behöva lämna samtycka till att informationen skickas in och används anonymiserat i forskningssyfte. Det kommer att framgå att de uppgifter som samlas in enbart att kommer att användas i forskningssyfte och därmed inte lämnas ut eller användas i kommersiellt syfte eller andra icke-vetenskapliga syften.

Referenslista

Böhm, L. (2009). Medarbetares upplevelser av en organisationsförändring: Employees experiences of an organizational change.

Cameron, K. S. (1994). Strategies for successful organizational downsizing. Human resource management, 33(2), 189-211.

Datta, D. K., Guthrie, J. P., Basuil, D., & Pandey, A. (2010). Causes and effects of employee downsizing: A review and synthesis. Journal of management, 36(1), 281-348.

De Meuse, K. P., Bergmann, T. J., & Vanderheiden, P. A. (1997). Corporate downsizing: Separating myth from fact. Journal of Management Inquiry, 6(2), 168-176.

Devine, K., Reay, T., Stainton, L., & Collins‐Nakai, R. (2003). Downsizing outcomes: better a victim than a survivor?. Human Resource Management: Published in Cooperation with the School of Business Administration, The University of Michigan and in alliance with the Society of Human Resources Management, 42(2), 109-124.

Gandolfi, F. (2008). Learning from the past–downsizing lessons for managers. Journal of Management Research, 8(1), 3-17.

Hansson, C. & Olsson P-O. (2002). Personalarbete efter nedskärning : en studie av ett företag inom IT-branschen.

Holten, A. L., Hancock, G. R., & Bøllingtoft, A. (2020). Studying the importance of change leadership and change management in layoffs, mergers, and closures. Management Decision, 58(3), 393-409.

Miller, S. M., Kim, J., & Lim, D. H. (2020). “Everybody needs everyone”: a case study of workplace learning after a downsize. European Journal of Training and Development, 44(2/3), 159-170.

Mishra, A. K., & Mishra, K. E. (1994). The role of mutual trust in effective downsizing strategies. Human Resource Management, 33(2), 261-279.

Mishra, A. K., & Spreitzer, G. M. (1998). Explaining how survivors respond to downsizing: The roles of trust, empowerment, justice, and work redesign. Academy of management Review, 23(3), 567-588.

Petzall, B. J., Parker, G. E., & Stoeberl, P. A. (2000). Another side to downsizing: Survivors' behavior and self-affirmation. Journal of Business and Psychology, 14, 593-603.

Schmitt, A., Michelson, G., & Raub, S. (2023). Psst, We’re Losing our Jobs. Die Unternehmung, 77(3), 271-290.

Van Dierendonck, D., & Jacobs, G. (2012). Survivors and victims, a meta‐analytical review of fairness and organizational commitment after downsizing. British Journal of Management, 23(1), 96-109.